Conoce quiénes en tu empresa necesitan una licencia de SAP Business One

Es común que al implementar SAP B1 en una empresa, se crea que todos deben tener una licencia, pero la realidad es que sólo los usuarios clave y líderes de área son quienes tendrán una función importante dentro del ERP.

Existen distintos tipos de licencias de SAP y la definición de perfiles de usuarios para ayudar a las empresas a personalizar su uso y adquisición.

A continuación te platicaremos sobre quiénes son los usuarios que requerirán contar con acceso a SAP B1 para que puedas estimar la cantidad de licencias que requerirás en tu implementación.

Licencias de SAP Business One para tu Personal Administrativo Licencias SAP BO para los Vendedores SAP Business One para encargados de almacén SAP Business One para Directivos Otras personas que usarán SAP Business One

Licencias de SAP Business One para tu Personal Administrativo

Distintas personas de tu departamento de contabilidad requerirán contar con acceso a SAP Business One:

1. Personal de Cuentas por Cobrar

Este departamento, al ser el encargado de realizar el seguimiento a la cobranza de las facturas pendientes de los productos comercializados, podrá operar con mayor efectividad gracias a:

• El módulo de pagos recibidos de SAPBO.

• Útiles herramientas de automatización de cobranza en SAP Business One.

• Acceso a Antigüedades de Saldos.

• Múltiples reportes de seguimiento.

La avanzada tecnología de SAP HANA les proporcionará acceso a indicadores prácticos y un fácil manejo para el seguimiento de cartera.

2. Personal de Cuentas por Pagar (Compras)

El personal encargado del seguimiento de las deudas y compromisos de la empresa, tendrá acceso a:

• El módulo de pagos efectuados.

• Herramientas prácticas para la automatización de pagos y su aplicación.

• Antigüedades de saldos de proveedores.

• Múltiples reportes del cumplimiento de los mismos.

• Funciones de conciliación bancaria, gracias a las cuales esta pasará a ser una actividad de carga de layout de banco.

Con la tecnología de HANA tendrán acceso a la revisión y previsión del flujo de efectivo de la empresa considerando documentos en firme y no ejecutados para una mejor precisión en sus funciones de compras con SAP.

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3. Personal de Contabilidad

Con SAP Business One el personal de Contabilidad pasará de ser un operador a un auditor de la información, ya que:

• Este ERP genera la contabilidad de forma automática una vez que se establezca el catálogo contable que se usará y la forma de contabilizar.

• Los contadores y auxiliares tendrán la capacidad de generar pólizas contables para sus cierres y configurar pólizas recurrentes.

• La gestión de activo fijo dejará de ser una tarea tediosa en excel ya que SAP B1 cuenta con un módulo de activo fijo para su control operativo y financiero.

• La configuración de presupuestos por centros de costos permitirá que el sistema supervise y evite que los usuarios sobrepasen el presupuesto fijado.

• Podrán generar reportes prácticos para conocer los montos reales de lo que realmente se gastó en cada periodo y área.

Licencias SAP BO para los Vendedores

Diversos colaboradores en tu área de Ventas podrán beneficiarse con las útiles características de SAP Business One:

4. Personal de Preventa

Este personal encargado de dar seguimiento a los leads, con SAP Business One y su módulo de CRM ayudará al área de preventa en:

• La gestión de las oportunidades pendientes con SAPBO hasta que se formalice la venta.

• Verificar que el cliente cumpla con las características requeridas para ser buen prospecto.

5. Personal de Ventas

Este personal encargado de realizar las ventas a mostrador, visitas programadas y seguimiento a cierre de las ventas de la empresa podrá aprovechar diversos beneficios con SAP Business One como:

• Gestión de todo el proceso comercial, desde la cotización hasta que se factura al cliente.

• Identificación de los niveles de inventario.

• Generación de campañas de marketing.

6. Personal de Telemarketing

Este personal encargado del servicio al cliente y recibir las llamadas telefónicas y dar seguimiento a los pedidos por teléfono encontrará SAP Business One sumamente útil para ayudarles a implementar una gestión más automatizada de su proceso de la venta.

SAP Business One para encargados de almacén

Tu personal de almacén podrá gestionar el inventario de forma más ágil y automática gracias a este ERP de SAP:

7. Personal de Compras

El personal encargado de dar seguimiento a las requisiciones de los empleados o compras de la empresa se beneficiará con las funciones de SAP, que le permitirán:

• Administrar su proceso de compras desde la cotización con proveedores hasta la recepción de sus facturas.

• Obtener sugerencias inteligentes sobre cuánto y cuándo comprar con su MRP integrado.

• Tener el control de sus importaciones precisando el valor de la mercancía.

• Categorizar a los proveedores por su nivel de satisfacción, ya que SAP B1 almacena todo el historial de compras, permitiéndole conocer el comportamiento de proveedores.

8. Personal de Almacén

Este personal encargado de llevar el control de las operaciones de inventarios como lo son entradas, salidas y traslados entre almacenes, podrá administrar los niveles de stock y ajustes al inventario en el ERP de SAP.

SAP Business One para Directivos

9. Gerencias y Directivos

Los gerentes o directivos siempre son los más interesados en contar un sistema integral cómo SAP Business One ya que es vital para ellos contar con reportes actualizados y confiables de la operación de su negocio.

• SAPB1 les proporciona una amplia gama de reportes estáticos y para toma de decisiones.

• Los gerentes y directivos podrán ver el estatus de la empresa, flujo de efectivo y estados financieros.

• Podrán obtener la información que necesitan sobre el estado de la empresa, ya sea a nivel global o por área.

Otras personas que usarán SAP Business One

Existen otras personas en tu empresa que también pueden requerir contar con licencias de SAPBO para una óptima operación:

10. Encargados de Producción

En el caso de la industria de manufactura, el personal de producción necesitará trabajar con el MRP SAP Business One, ya que les ayudará a consolidar los costos de transformación de un producto terminado a partir de los costos de su materia prima, mano de obra y cargos indirectos.

11. Encargados de seguimiento a Servicios de post-venta

El personal encargado de dar seguimiento cada vez que un cliente se comunica para la resolución de un problema con los productos o servicios y que pueden o no entrar en garantía puede requerir acceso a SAP B1 para:

• Registrar en el módulo de servicios el detalle de cada problema.

• Darle seguimiento a que contrato o factura pertenece dicho incidente.

SAP Business One es una excelente herramienta que ayudará a todos los departamentos de tu empresa, gracias a sus avanzados reportes e inteligencia de negocios que te ayuden a mejorar tu rendimiento.